Telepon Perusahaan: Solusi Komunikasi Hemat Biaya untuk Startup dan Small Business
Walaupun saluran komunikasi saat ini sudah semakin banyak, nyatanya telepon perusahaan masih dibutuhkan untuk komunikasi bisnis yang lebih fleksibel. Namun terkadang biaya telepon tradisional yang mahal malah menjadi beban untuk perusahaan baru atau startup. Tapi Anda tidak perlu khawatir, ternyata ada loh solusi nomor telepon perusahaan yang mendukung untuk perusahaan baru. Penasaran cara membuatnya? Pada artikel berikut ini Indotek.ai telah merangkum cara membuat telepon perusahaan untuk startup, simak selengkapnya.
Apa Itu Telepon Perusahaan?
Telepon perusahaan adalah nomor telepon yang digunakan oleh sebuah bisnis atau organisasi untuk keperluan komunikasi resmi dengan pelanggan, mitra, dan karyawan. Telepon ini bisa berupa nomor telepon tetap (PSTN), nomor VoIP, atau nomor seluler bisnis yang dirancang untuk mendukung operasional perusahaan.
Baca juga: Panduan Lengkap Cara Menggunakan SIP Trunk untuk Komunikasi Bisnis
Bagaimana Telepon Perusahaan Membantu Bisnis
Menyediakan Nomor Telepon Berbasis Cloud (VoIP) untuk Fleksibilitas Maksimal
Dengan VoIP (Voice over Internet Protocol), startup bisa menggunakan satu nomor bisnis yang dapat diakses dari berbagai perangkat (ponsel, laptop, atau softphone).
Tidak perlu infrastruktur telepon fisik, cukup menggunakan koneksi internet.
Memungkinkan remote working tanpa kehilangan profesionalisme dalam komunikasi.
Mengoptimalkan Routing Panggilan dengan IVR (Interactive Voice Response)
IVR memungkinkan pelanggan memilih opsi layanan sebelum terhubung dengan agen yang tepat, mengurangi waktu tunggu dan beban kerja tim.
Bisa diatur untuk menyaring panggilan masuk, misalnya:
Tekan 1 untuk layanan pelanggan
Tekan 2 untuk penjualan
Tekan 3 untuk keuangan
Meminimalkan kebutuhan staf administratif karena panggilan langsung diarahkan ke tim yang relevan.
Menggunakan SIP Trunk untuk Menghubungkan Startup dengan Jaringan Telepon Publik (PSTN)
SIP Trunking menggantikan jalur telepon fisik dengan koneksi internet yang lebih murah dan fleksibel.
Memungkinkan panggilan internasional dengan tarif lebih rendah dibandingkan jaringan telepon konvensional.
Bisa diintegrasikan dengan PBX berbasis cloud untuk mendukung komunikasi internal yang lebih efisien.
Memungkinkan Integrasi dengan CRM dan Helpdesk untuk Meningkatkan Efisiensi Tim
Dengan integrasi telepon bisnis ke CRM (misalnya Salesforce, HubSpot, atau Zoho), startup dapat:
Merekam riwayat panggilan pelanggan secara otomatis.
Menampilkan informasi pelanggan saat panggilan masuk (screen pop-up).
Menganalisis data panggilan untuk meningkatkan layanan.
Mempermudah tim support dalam menangani tiket pelanggan dengan integrasi ke helpdesk (misalnya Zendesk, Freshdesk).
Menyediakan Fitur Call Forwarding dan Voicemail-to-Email untuk Respons Cepat
Call forwarding memungkinkan panggilan dialihkan ke agen lain jika tidak terjawab, memastikan tidak ada pelanggan yang terabaikan.
Voicemail-to-email mengonversi pesan suara menjadi email dengan transkripsi otomatis, memudahkan tim dalam merespons permintaan pelanggan lebih cepat.
Memfasilitasi Konferensi dan Kolaborasi Tim dengan Unified Communications (UCaaS)
Dengan Unified Communications as a Service (UCaaS), startup bisa memiliki komunikasi terpadu yang mencakup:
Telepon bisnis
Video conferencing
Chat real-time
File sharing
Meningkatkan koordinasi antar tim tanpa perlu menggunakan berbagai platform terpisah.
Memanfaatkan Call Analytics dan AI untuk Optimasi Bisnis
Call tracking memungkinkan startup melacak dari mana panggilan berasal, apakah dari kampanye pemasaran atau referral pelanggan.
AI dan NLP (Natural Language Processing) bisa digunakan untuk analisis sentimen pelanggan, membantu startup memahami kepuasan pelanggan berdasarkan rekaman panggilan.
Dengan automated call transcription, tim bisa mereview panggilan untuk pelatihan atau perbaikan strategi layanan.
Mendukung Keamanan Komunikasi dengan Enkripsi dan Multi-Factor Authentication (MFA)
VoIP Security dapat menggunakan SIP TLS (Transport Layer Security) untuk melindungi panggilan dari penyadapan.
Multi-Factor Authentication (MFA) pada dashboard telepon bisnis mencegah akses tidak sah ke log panggilan dan rekaman pelanggan.
Bisa dikombinasikan dengan firewall khusus untuk menghindari serangan DDoS atau spoofing telepon.
Dengan solusi teknis ini, startup tidak hanya mendapatkan komunikasi yang lebih profesional, tetapi juga lebih aman, efisien, dan skalabel sesuai pertumbuhan bisnis.Benefit Telepon Perusahaan bagi Startup
Manfaat Telepon Perusahaan bagi Startup
Meningkatkan Kredibilitas dan Profesionalisme
Memiliki nomor telepon bisnis memberikan kepercayaan lebih kepada pelanggan dan mitra, dibandingkan menggunakan nomor pribadi.
Komunikasi yang Lebih Efisien
Dengan fitur seperti IVR, call forwarding, dan voicemail-to-email, komunikasi dapat berjalan lebih lancar tanpa menghambat produktivitas tim.
Mendukung Fleksibilitas Kerja
Teknologi VoIP dan SIP Trunk memungkinkan tim bekerja dari mana saja tanpa kehilangan konektivitas dengan pelanggan.
Skalabilitas Mudah dan Hemat Biaya
Startup dapat dengan mudah menambah atau mengurangi kapasitas telepon sesuai kebutuhan tanpa biaya besar.
Meningkatkan Layanan Pelanggan
Sistem telepon bisnis memungkinkan layanan pelanggan yang lebih responsif, meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Cara Memilih Layanan Telepon Perusahaan yang Tepat untuk Startup
Pahami Kebutuhan Bisnis Anda
Sebelum memilih penyedia layanan telepon perusahaan untuk Startup atau bisnis Anda, pertimbangkan kebutuhan komunikasi yang spesifik dari Startup Anda. Ini akan memudahkan Anda dalam memilih penyedia layanan yang tepat, pertimbangkan apakah penyedia layanan telepon perusahaan yang akan Anda pilih dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dan memenuhi kebutuhan komunikasi Anda
Compare Harga dan Fitur
Ini salah satu poin penting yang harus Anda perhatikan, masalah harga dan fitur harus Anda perjelas di awal agar tidak terjadi miss komunikasi diantara Anda dengan penyedia layanan telepon perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin menawarkan harga yang murah, namun dengan fitur yang terbatas dan Anda perlu membayar lebih untuk mendapatkan fitur yang lebih banyak. Buat list beberapa penyedia layanan dengan fitur dan harga yang memenuhi kebutuhan komunikasi Startup Anda. Lalu pilih penyedia layanan telepon perusahaan yang memenuhi kedua kriteria tersebut dan dapat menjawab kebutuhan Anda.
Perhatikan Fleksibilitas
Seperti yang kita tahu bahwa Startup dapat berkembang atau menghadapi masa sulit kapanpun, perhatikan penyedia layanan yang mendukung fleksibilitas apabila Startup membutuhkan tambahan layanan seiring dengan semakin banyak user atau sebaliknya, Anda terpaksa harus mengurangi layanan telepon perusahaan karena kondisi yang sedang sulit misalnya. Pastikan apakah penyedia layanan yang akan Anda gunakan mendukung fleksibilitas dan skalabilitas layanan yang dapat disesuaikan kapanpun.
Test Kualitas Panggilan
Kualitas panggilan adalah hal penting yang harus Anda perhatikan sebelum menggunakan layanan telepon perusahaan, sebelum menggunakan layanan telepon perusahaan cari penyedia yang menawarkan free trial untuk melakukan test kualitas panggilan yang memenuhi standar perusahaan Anda. Kualitas panggilan yang kurang bagus dapat mempengaruhi komunikasi Anda terutama ketika melakukan negosiasi dengan pelanggan.
Dukungan Pelanggan
Ketika bekerja sama dengan penyedia layanan telepon perusahaan, pastikan bahwa penyedia layanan memiliki dukungan pelanggan yang dapat diakses kapan saja jika terjadi kendala saat Anda menggunakan layanan telepon perusahaan. Pastikan juga bahwa dukungan pelanggan yang mereka miliki adalah tim ahli yang siap langsung membantu ketika Anda datang meminta bantuan.
Kesimpulan
Telepon perusahaan adalah hal yang penting untuk mendukung komunikasi dan perkembangan bisnis, terutama bagi perusahaan baru atau Startup. Namun, sebelum Anda menggunakan layanan telepon perusahaan pastikan Anda memperhatikan kualitas layanan yang diberikan. Tidak hanya masalah harga namun juga fitur serta dukungan pelanggan. Indotek.ai adalah salah satu penyedia layanan telepon perusahaan terbaik di Indonesia, Indotek.ai menawarkan fleksibilitas layanan dengan harga yang sangat terjangkau, dukungan pelanggan oleh tim ahli dan berpengalaman serta menawarkan free trial untuk memastikan kualitas layanan yang diberikan. Tertarik untuk menggunakan layanan telepon perusahaan atau SIP trunk Indotek.ai? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan free trial.
Referensi:
